Najem instytucjonalny to rodzaj umowy najmu, który najpełniej zabezpiecza wynajmującego na wypadek eksmisji lokatora (ale posiada także wiele innych zalet). W swojej konstrukcji przypomina ona bardzo najem okazjonalny, ale przy dokładnym przyjrzeniu się przepisom, które regulują warunki zawierania takich umów, dość istotnie się od niej różni, przede wszystkim w zakresie tego, kto może być wpisany do takiej umowy po stronie wynajmującego.

Pomyślałem, że skoro na blogu dość często piszę o najmie okazjonalnym,  napiszę wpis w formie porównania tych dwóch umów. Poniżej znajdziesz 7 najważniejszych kwestii, które różnią umowę najmu okazjonalnego od umowy najmu instytucjonalnego.

#1 Wynajmujący – działalność gospodarcza, czy nie?

Najem okazjonalny:

Najem okazjonalny może zawrzeć wyłącznie właściciel, który jest osobą fizyczną. Taka osoba nie może też prowadzić działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali.

 

przykład - wyjaśnienie

Wynajmującym może być Jan Kowalski, który wynajmuje swoje drugie mieszkanie. To czy Jan Kowalski prowadzi działalność gospodarczą nie ma znaczenia. Jan Kowalski może mieć prywatny gabinet dentystyczny, czy mały lokalny sklepik (prowadzić działalność gospodarczą). Jan Kowalski nie może jednak prowadzić i rozliczać najmu, w ramach swojej działalności gospodarczej. Poza tym umowy najmu okazjonalnego nie zawrze także spółka, fundacja czy inny podmiot, który nie jest osobą fizyczną.

Najem instytucjonalny

Przy najmie instytucjonalnym po stronie Wynajmującego musi być bezwzględnie podmiot, który wynajmuje lokal(e) w ramach działalności gospodarczej.

Piszę „podmiot”, ponieważ  może to być zarówno osoba fizyczna, spółka, czy tzw. ułomna osoba prawna, byle najem ten był związany z profesjonalną działalnością tego podmiotu.  

przykład - wyjaśnienie

Wynajmującym może być spółka XYZ sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu. Spółka musi prowadzić działalność gospodarczą polegającą konkretnie na wynajmowaniu lokali (oczywiście może też prowadzić inną działalność gospodarczą). Nie ma przeszkód, by wynajmującym był też wcześniej Jan Kowalski (osoba fizyczna). Jednakże Jan Kowalski musi również prowadzić działalność gospodarczą i to konkretnie w zakresie wynajmowania lokali, jeżeli chce być stroną (Wynajmującym) w umowie najmu okazjonalnego.

#2 Czas trwania

Najem okazjonalny

Najem okazjonalny może być zawarty wyłącznie na czas oznaczony. Maksymalnie na 10 lat.

Nie ma przeszkód, by po tym okresie zawrzeć kolejną umowę.

 

przykład - wyjaśnienie

W umowie najmu okazjonalnego Strony określają czas jej trwania to jest uzgadniają, że „umowa najmu jest zawarta na 5 lat, począwszy od dnia jej podpisania” albo „umowa jest zawarta na czas oznaczony tj. od dnia 1 stycznia 2021 roku do 31 grudnia 2022 roku”. Umowa może trwać maksymalnie 10 lat. Przepisy nie zabraniają jednak, aby dzień po zakończeniu 10-letniej umowy zawrzeć kolejną, na dalszy okres.  

Najem instytucjonalny

Umowę najmu instytucjonalnego można zawrzeć wyłącznie na czas oznaczony. Nie ma ograniczenia trwania umowy do 10 lat, tak jak to ma miejsce w przypadku najmu okazjonalnego.

Co więcej, przepisy o najmie instytucjonalnym wyłączają ogólną dyspozycję kodeksu cywilnego, która stanowi, że umowa najmu zawarta na lat 10 po upływie tego terminu zamienia się w umowę bezterminową.

Tak, jest taki przepis.

Nie trzeba go było wyłączać w przepisach o najmie okazjonalnym, ponieważ niemożliwe byłoby powołanie się na tą ogólną regułę z KC (umowa najmu okazjonalnego nie może w ogóle przekraczać 10 lat).

przykład - wyjaśnienie

W umowie najmu instytucjonalnego Strony określają czas jej trwania to jest ustalają, że „umowa najmu jest zawarta na 5 lat, począwszy od dnia jej podpisania” albo „umowa jest zawarta na czas oznaczony tj. od dnia 1 stycznia 2021 roku do 31 grudnia 2022 roku”. Mogą też wpisać do umowy, że „umowa została zawarta na 15 lat, począwszy od dnia jej podpisania” albo „umowa zawarta jest na czas oznaczony tj. od dnia 1 stycznia 2021 roku do dnia 31 grudnia 2041 roku”. Nie ma ograniczeń czasowych w tym zakresie.

wskazówka

Zawsze sugeruję, by nie zawierać zbyt długich umów. Rok, dwa lata jest wystarczający, by ocenić jak układa się współpraca z najemcą. Taką umowę można zawsze przedłużyć aneksem, czy ewentualnie zawrzeć kolejną umowę na dalszy okres.

#4 dobrowolne poddanie się egzekucji – szybsza eksmisja

Jedną z cech wyróżniających dwa dodatkowe rodzaje umów najmu (najem okazjonalny i instytucjonalny), uregulowane na końcu UOL, jest to, że do umów tych dołącza się, co do zasady, dokument, świadczący o tym, że najemca dobrowolnie poddał się tzw. egzekucji w zakresie opróżnienia i wydania lokalu.

Normalnie, po rozwiązaniu zwykłej umowy najmu, jeśli Twój były najemca nie chce dobrowolnie opuścić lokalu, należy kierować swoje kroki do sądu i żądać, aby wydano wyrok eksmisyjny, na podstawie, którego można potem przymusowo wyprowadzić byłego najemcę z mieszkania. Dopiero wyrok eksmisyjny umożliwia komornikowi przymusowe wykonanie czynność eksmisyjnych.

Procedura dobrowolnego poddania się egzekucji ma przyspieszyć ten proces. Dokument załączony do umowy (dobrowolne poddanie się egzekucji) jest sporządzany w formie aktu notarialnego.

Akt ten zastępuje wyrok eksmisyjny i to z tym dokumentem, a nie z wyrokiem eksmisyjnym, udajemy się do komornika, by przeprowadził eksmisję, w razie gdyby nasz były najemca nie chciał opuścić naszego mieszkania.

Najem okazjonalny

Przy najmie okazjonalnym procedura przyspieszonej eksmisji jest jeszcze dodatkowo skomplikowana.

Z UOL wynika, że nie wystarczy do umowy najmu dołączyć aktu notarialnego, o którym pisałem powyżej. Do umowy załącza się jeszcze dodatkowo dwa inne dokumenty tj.:

  1. wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym mógłby zamieszkać, gdyby doszło do eksmisji,
  2. oświadczenie właściciela lub osoby posiadającej tytuł prawny do tego innego lokalu, że zgadza się na takie rozwiązanie (tj. że przyjmie do siebie tych byłych najemców).

Niektórzy prawnicy i pokrzywdzeni przez nieuczciwych Najemców Wynajmujący właśnie w tej skomplikowanej procedurze upatrują największej słabości najmu okazjonalnego.

Dlaczego?

Po pierwsze, zawarcie umowy wiążę się dodatkową papierologią. Procedura zawarcia umowy jest więc dość skomplikowana i może zniechęcić potencjalnych najemców.

Po drugie, utrata możliwości zamieszkiwania byłego lokatora w tym innym lokalu, może spowodować znaczne przedłużenie „przyspieszonej eksmisji”. Przepisy UOL nie określają jednoznacznie, co stanie się np. w przypadku, gdy Twój były lokator oznajmi Ci, w toku postępowania komorniczego, że utracił możliwość zamieszkania w tym innym, „zastępczym” lokalu.

Moim zdaniem, takiego byłego lokatora można wówczas eksmitować, choćby do noclegowni – nie przysługuje mu bowiem prawo do tzw. pomieszczenia tymczasowego czy najmu socjalnego, ale wiem, że w praktyce różnie bywa to interpretowane.

Najem instytucjonalny

Przy najmie instytucjonalnym nie ma już takiego pola do nadużyć i wątpliwości w stylu: „co się stanie, gdy najemca utraci możliwość zamieszkania w innym lokalu”. Dlaczego? Ponieważ przepisy regulujące najem instytucjonalny przewidują jedynie, że najemca musi się poddać dobrowolnie egzekucji (aktem notarialnym) w zakresie eksmisji. Nie ma żadnych dodatkowych dokumentów, które wskazują, gdzie konkretnie, do jakiego wyraźnie wskazanego lokalu, najemca powinien się wyprowadzić.

UOL przewiduje nawet, że najemca w tymże akcie notarialnym przyjmuje do wiadomości, że w razie konieczności eksmisji nie przysługuje mu żadne uprawnienie do lokalu socjalnego, czy pomieszczenia tymczasowego.

Nie ma zatem punktu zaczepienia dla nieuczciwego byłego lokatora do przedłużania „przyspieszonej eksmisji”.

#5 kaucja

Kaucja, w przypadku umów najmu: okazjonalnego i instytucjonalnego, jest uregulowana inaczej niż w przypadku najmu zwykłego.

Wspólne dla ww. umów różnice w stosunku do zwykłej umowy najmu, to:

  • jej maksymalna wysokość – w obu umowach jej wysokość nie może przekraczać sześciokrotności czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu w dniu zawarcia umowy najmu (przy zwykłej umowie jest to aż dwunastokrotność takiego czynszu),
  • zakres zabezpieczenia, który obejmuje także ewentualne koszty egzekucji.

Ale na tym nie koniec, kaucja w najmie instytucjonalnym znacznie różni się jeszcze jednym szczegółem (od rozwiązań znanych ze wszystkich umów najmu mieszkania), o którym za chwilę się dowiesz. Ale po kolei, najpierw kilka słów o najmie okazjonalnym.  

Najem okazjonalny

Konstrukcja kaucji w przypadku tej umowy, poza wyżej wspomnianymi zmianami (maksymalna wysokość, zakres zabezpieczenia) jest bardzo zbliżona do tej, która obowiązuje przy zwykłym najmie.

UOL przewiduje, że w zasadzie można zastrzec w umowie, iż umowa najmu okazjonalnego będzie uznana za zawartą, pod warunkiem, że zostanie wpłacona określona w umowie kaucja (warunek zawieszający).

Kaucja ta jest rozliczana dopiero po opróżnieniu lokalu. Można wówczas potrącić z niej należności właściciela (np. za niezapłacony czynsz, media, czy za zniszczenia lokalu).

Oznacza to również, że nie potrącamy z kaucji nic wcześniej. Najemca nie może oświadczyć, że nie zapłaci np. ostatniego czynszu i „proszę sobie potrącić z kaucji”. Powinien płacić do końca, ponieważ o tym co dokładnie z kaucji zostanie potrącone decyduje właściciel i to po rozwiązaniu umowy najmu i opróżnieniu go przez byłego lokatora.

To działa również w drugą stronę, właściciel nie może w trakcie trwania umowy z kaucji niczego potrącać.

 

przykład - wyjaśnienie

Były najemca dostał wypowiedzenie umowy – kończy się ona po okresie wypowiedzenia np. w dniu 31 marca 2021 roku. Najemca stwierdza, że za marzec 2021 roku nie zapłaci czynszu i powiadamia o tym Wynajmującego – prosi o pobranie sobie tego czynszu z kaucji. Wynajmujący nie może i nie powinien się na to godzić. Dopiero po 31 marca 2021 będzie odbierał mieszkanie, sprawdzał jaki jest jego stan po najmie itd. O wiele łatwiej będzie właścicielowi potrącić z kaucji koszt zniszczonych szafek i mebli, a nieopłacony czynsz dochodzić sądownie niż, potrącić z kaucji czynsz i dochodzić sądownie zwrotu kosztu zniszczenia szafek. Ewentualna sprawa sądowa o zapłatę czynszu jest dość mało skomplikowana w porównaniu do sprawy odszkodowawczej. Z resztą, moim zdaniem, właściciel nie może po prostu zabierać sobie niczego z kaucji w trakcie trwania umowy, bo tak wynika z przepisów.   

Najem instytucjonalny

Kaucja przy najmie okazjonalnym również podlega rozliczeniu po opróżnieniu lokalu.

Jednakże, przepisy regulujące kaucję w przypadku umowy instytucjonalnego dopuszczają, aby właściciel zaspokajał się z kaucji w trakcie trwania umowy. Po prostu, najemca nie płaci, właściciel może (ale nie musi) zabrać sobie tę kwotę z kaucji.

UOL przewiduje także, że w takim przypadku najemca musi uzupełnić kaucję:

  • w terminie wskazanym w umowie najmu albo
  • w terminie wskazanym w piśmie przesłanym najemcy, jeżeli nie przewidziano takiego mechanizmu w umowie.

To jest jedyna umowa najmu mieszkania, która dopuszcza takie rozwiązanie!

wskazówka

Jako, że w umowie najmu instytucjonalnego dopuszczalne jest samodzielnie uregulowanie przesłanek wypowiedzenia umowy (poza kilkoma narzuconymi przez ustawodawcę), można jako jedną z przesłanek wypowiedzenia uznać np. fakt nieuzupełnienia kaucji w terminie.

#7 Powiązanie cywilnoprawnych skutków umowy z faktem zgłoszenia umowy do Urzędu Skarbowego

Najem okazjonalny

Tak się składa, że konstrukcja przepisów o najmie okazjonalnym przewiduje bardzo nietypowe rozwiązanie.

Otóż, UOL stwierdza, że do najmu okazjonalnego nie stosuje się zasadniczej części tej UOL (czyli ustawy, z zasady niekorzystnej dla właściciela), ale tylko pod warunkiem, że właściciel zgłosi fakt rozpoczęcia umowy najmu w terminie 14 dni właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.

To jest tak naprawdę najważniejszy warunek, aby móc uznać, że dokument, który zatytułowaliśmy „umową najmu okazjonalnego” faktycznie jest taką umową.

Można z dużą dozą ostrożności stwierdzić, że takim najważniejszym warunkiem nie jest nawet posiadanie tych dodatkowych załączników w postaci dobrowolnego poddania się egzekucji itd.

Jeżeli Wynajmujący nie dokona zgłoszenia, to w zasadzie stosujemy do zawartej umowy wszystkie, nawet te najbardziej niekorzystne, przepisy UOL.

 

przykład - wyjaśnienie

Jan Nowak zawarł ze swoim najemcą umowę zatytułowaną „umowa najmu okazjonalnego”. W umowie tej powiązał m.in. możliwość wypowiedzenia umowy przez Wynajmującego, w trybie 3-miesięcznym,  z powodu chęci zamieszkania właściciela w wynajmowanym lokalu, a także przewidział, że może co roku podwyższać czynsz o 5 %, w trybie jednotygodniowego wypowiedzenia. Jan Nowak zapomniał zgłosić fakt rozpoczęcia umowy do US. Z tej przyczyny ww. warunki wypowiedzenia umowy i czynszu są nieważne, ponieważ do zawartej umowy stosuje się całą UOL, która nie pozwala na takie uregulowania umowne. Gdyby Jan zgłosił fakt rozpoczęcia umowy do US w termnie to, w mojej ocenie, wyżej warunki umowy byłyby dopuszczalne (czytaj więcej o modyfikacjach umownych).

przykład - wyjaśnienie

Wojciech Kowalski zawarł ze swoim najemcą umowę najmu, którą zatytułował „umowa najmu okazjonalnego”. W umowie tej pomodyfikował zasady wypowiadania umów i czynszu, tak samo, jak Jan Nowak, przy pełnej świadomości, że akurat przy najmie okazjonalnym modyfikacje takie są dopuszczalne. Wojciech Kowalski nie żądał od swojego lokatora przekazania dokumentów w postaci dobrowolnego poddania się egzekucji, czy wskazania innego, „zastępczego” lokalu i nigdy takich dokumentów nie dostał. Wojciech Kowalski zgłosił fakt rozpoczęcia umowy w terminie 14 dni właściwemu US. Moim zdaniem, Wojciech Kowalski ma zawartą umowę, która w zasadzie jest takim trochę ułomnym najmem okazjonalnym. Do umowy tej nie stosuje się bowiem zasadniczej części UOL, tak jak to ma miejsce przy typowym najmie okazjonalnym (umowa została zgłoszona do US w terminie!). Wojciech Kowalski nie może skorzystać z dobrodziejstw dobrowolnego poddania się egzekucji w zakresie eksmisji, bo po prostu nie dysponuje odpowiednimi dokumentami. Jednakże, w pozostałym zakresie, zawarta przez niego umowa ma cechy najmu okazjonalnego.

Najem instytucjonalny

Przy najmie instytucjonalnym UOL nie przewiduje, aby powiązywać fakt zgłoszenia umowy do US, ze skutkami cywilinoprawnymi. UOL milczy w tym zakresie wskazując jedynie, że do tego rodzaju najmu stosuje się niektóre, poszczególne, przepisy UOL.

Oznacza to, że tym razem ustawodawca nie zdecydował się mieszać dwóch porządków tj. prawa podatkowego z prawem cywilnym. I dobrze.

wskazówka

Oczywiście takie rozwiązanie sprawy nie zwalnia wynajmującego z płacenia podatków! Tyle, że – tym razem – kwestie podatkowe są uregulowane wyłącznie przez prawo podatkowe.

Podsumowanie

Jak widzisz różnic jest kilka. W zasadzie wszystkie są na plus najmu instytucjonalnego. Umowa ta jednak może być zawierana wyłącznie w ramach działalności gospodarczej, co w zasadzie wyłącza ją często z zainteresowania właścicieli, którzy nie chcą/nie kwalifikują się do zawodowego zajmowania się najem.